Aanvullende toelichting op programma 7

Voor een beter inzicht van wat zich afspeelt binnen dit taakveld is de regel '0.4 Ondersteuning organisatie' uitgesplitst om te komen tot een nadere analyse. De administratief voorgeschreven verwerking vanuit het BBV betekent dat de kolom lasten ook negatieve bedragen bevat voor de interne doorberekeningen naar de overige programma’s.

Het voordelig resultaat van € 174.000 wordt veroorzaakt door een lagere onttrekking aan de Egalisatiereserve AA voor de kosten van de implementatie van de Omgevingswet.
Voor het overige worden alle resultaten binnen de bedrijfsvoering verrekend met specifieke reserves en het bedrijfsvoeringsfonds.

Apparaatskosten

• De werkelijke totale apparaatskosten van de organisatie AA bedragen afgerond € 136,7 miljoen. Dit bestaat voor € 117,1 miljoen uit personeelslasten, inclusief inhuur, en voor € 19,6 miljoen uit overige budgetten;
• De kosten worden voor € 33,8 miljoen gedekt door inkomsten. Dit zijn doorberekeningen aan Aalsmeer (middels de dienstverleningsbijdrage en verrekeningen via de limitatieve lijst), de GR Belastingen, projecten/grondexploitaties en inkomsten uit detacheringen;
• De directe ambtelijke capaciteitsinzet wordt verantwoord op de verschillende programma’s van het primaire proces (€ 66,2 miljoen; 'interne doorberekeningen');
• Daarmee bedraagt het aandeel overhead ten laste van Amstelveen afgerond € 36,7 miljoen.

De paragraaf bedrijfsvoering, elders in deze jaarstukken, bevat een uitvoeriger inhoudelijke toelichting op de ontwikkeling van de organisatie.

Belangrijkste afwijkingen
De belangrijkste afwijkingen worden toegelicht aan de hand van de kolom 'Saldo' onder Rekening 2024 in bovenstaande tabel. Onderstaand overzicht zet de belangrijkste afwijkingen op een rij (bedrag x € 1 miljoen). Na het overzicht volgt een toelichting per onderdeel.

a) Personeelslasten inclusief inhuur en samenhangende inkomsten
Deze categorie is met een saldo van € 113 miljoen het grootste volume binnen het programma overhead. Op dit totaal is per saldo sprake van een onderuitputting van € 6,8 miljoen (5,8%).

Hiervan betreft € 1,9 miljoen overlopende verplichtingen. Toegekende middelen kunnen niet in het geraamde tempo worden besteed (planningsoptimisme en krapte arbeidsmarkt). Het betreft een groot aantal uiteenlopende posten die samen te vatten zijn in de volgende hoofdgroepen:

1. De afgelopen Perspectiefnota’s/Kadernota’s en Uitvoeringsprogramma’s regelen voor een groot aantal zaken incidenteel geld voor personele inzet (€ 1,5 miljoen);
2. Naast de toekenning van extra bestuurlijke middelen is via het traject om te komen tot de Perspectiefnota, Kadernota en Uitvoeringsprogramma’s in overleg tussen colleges en directie  besloten om incidenteel een aantal ontwikkelingen te bekostigen vanuit de bestaande bedrijfsvoeringsbudgetten. Daarmee zijn ook deze middelen in afstemming met het bestuur geoormerkt meegenomen als overlopende verplichting, voor zover de besteding nog moet plaatsvinden (€ 0,3 miljoen);
3. Het Rijk heeft incidenteel geld beschikbaar gesteld dat later in de tijd tot besteding komt (€ 0,1 miljoen).

Het resterende resultaat van € 4,9 miljoen is een onderuitputting binnen de taakstellende formatiebudgettering van 4,4% als resultaat van een veelheid aan plussen en minnen over de hele breedte van de organisatie in personele lasten (salarissen, inhuur, overige personeelskosten, opleidingen, inkomsten uit detachering en UWV).

b) ICT en uitvoeringsprogramma ICT
Het overschot van € 1,3 miljoen op het ICT budget bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Vervanging hardware
Voor € 0,4 miljoen wordt het overschot veroorzaakt door niet geleverde netwerkapparatuur. Ondanks het tijdig aangaan van de verplichting in september 2024, is de levering vertraagd door wereldwijde leveringsproblemen. Deze vertragingen worden veroorzaakt door factoren zoals een tekort aan grondstoffen, logistieke problemen en een sterke toename in de vraag naar IT-componenten.

2. Uitvoeringsprogramma ICT
In het totale uitvoeringsplan ICT voor het jaar 2024 is, van het totaalbudget van € 1,2 miljoen, een bedrag van € 0,4 miljoen niet besteed. Dit budget wordt overgeheveld naar 2025. De belangrijkste reden hiervan is de fasering van het grote project vervanging Zaaksysteem met een extra (project) jaar.  

In 2023 is gestart met het project om het huidige Zaaksysteem in een periode van twee tot drie jaar te vervangen voor meerdere nieuwe toekomst vaste systemen. Dit project is complex om een tweetal redenen. Allereerst omdat de gehele organisatie, met veel verschillende processen en functionaliteit, met het Zaaksysteem werkt. Daarnaast voert de gemeente de marktverkenning en aanbesteding uit in samenwerking met de DUO+ gemeenten. Hierdoor vindt een substantieel inkoopvoordeel plaats door schaalvergroting. Door het gegeven dat de leverancier onlangs heeft gecommuniceerd dat onderhoud van het huidige Zaaksysteem voorlopig nog wordt voortgezet, is de urgentie voor een spoedige vervanging van het Zaaksysteem niet meer actueel. Hierdoor kan worden ingezet op een zorgvuldige meerjarige vervanging. Het zwaartepunt van dit project, waarin nieuwe systemen worden aangeschaft en ingericht, wordt daarom doorgeschoven van 2024/2025 naar 2025/2026.

3. Infrastructuur ICT
In 2024 is € 0,1 miljoen overgebleven op het overige budget voor infrastructuur doordat er kritisch gekeken is naar de lopende contracten. 

4. Software 
Op het softwarebudget is € 0,4 miljoen overgebleven doordat voor een aantal licenties al budget beschikbaar was, maar nog niet zijn aangeschaft. Daarnaast is voor een aantal applicaties nieuwe contracten gesloten waar eenmalig positieve verrekening met oude contracten heeft plaats gevonden.

c) Huisvesting
Bij de Perspectiefnota 2024 is voor 2024 en 2025 incidenteel extra budget van € 0,6 miljoen voor verwachte hogere energielasten beschikbaar gesteld. Dit budget was te hoog ingeschat, waardoor € 0,4 miljoen is overgebleven.

d) Bedrijfsmiddelen
Veel leveranciers hebben moeite om de gevraagde bedrijfsmiddelen op tijd te leveren. Door opgelopen levertijden van materialen lopen productieprocessen bij de leveranciers vertragingen op en zijn levertijden van bedrijfsmiddelen langer dan verwacht. Ondanks tijdig aanbesteden en investeren is een verschil tussen begroting en werkelijkheid van € 0,1 miljoen ontstaan. Deze lagere lasten resulteren in een lagere onttrekking aan de reserve bedrijfsmiddelen.

e) Projecten
De bestede uren aan projecten zijn inclusief overhead € 0,9 miljoen hoger dan begroot. Dit betreft de grondexploitaties, uitvoering van projecten in de buitenruimte en vastgoedprojecten. Met name de door te belasten overhead is structureel behoedzaam geraamd.

f) Gemeentebrede bedrijfsvoering
Het positieve resultaat op de gemeentebrede bedrijfsvoering van € 0,1 miljoen is incidenteel. Het beschikbare budget hoefde niet geheel ingezet te worden voor het oplossen van verschillende knelpunten binnen de bedrijfsvoering.

g) Spaarverlof
In de CAO Gemeenten 2021/2022 zijn afspraken gemaakt over vakantie en verlof, waaronder de mogelijkheid voor werknemers om spaarverlof op te bouwen.  Medewerkers kunnen dit gespaarde verlof inzetten om bijvoorbeeld een sabbatical te nemen of eerder met pensioen te gaan. In financiële zin betekent dit, dat via verlofspaarpotten toekomstige aanspraken worden opgebouwd.  De manier om dat te doen is via een voorziening verlofsparen. In 2024 is het aantal uren spaarverlof gestegen, waardoor de voorziening moet worden opgehoogd met € 0,25 miljoen.

h) Overig
De overige mutaties geven geen aanleiding tot nadere beschouwingen. Dit is een verzameling van een grote hoeveelheid relatief kleine afwijkingen.