3.4 Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid college
In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen, en de vastlegging daarvan in de jaarrekening, overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Die relevante wetgeving is vastgelegd in het normenkader, vastgesteld in de raadsvergadering van 11 december 2024. Van rechtmatigheidsfouten wordt gesproken wanneer de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet (volledig) is nageleefd.

In de financiële verordening 2023 (art. 9) is vastgelegd dat:

• de hoogte van de verantwoordingsgrens één procent van de totale lasten bedraagt;
• afwijkingen groter dan € 100.000 worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Bij een omvang van € 415 miljoen bedraagt de verantwoordingsgrens van één procent € 4,15 miljoen. Komt het bedrag aan afwijkingen boven de € 4,15 miljoen uit, dan dient het college de afwijkingen op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Beheersing van het frauderisico
Het risico op fraude en corruptie is een risico waar iedere organisatie mee te maken kan krijgen. Fraude is een opzettelijk handelen of nalaten waarbij misleiding wordt gebruikt om een wederrechtelijk voor-deel te behalen. Corruptie is misbruik maken van toevertrouwde macht voor persoonlijk gewin . Bij corruptie gaat het om handelingen die verband houden met het doen van een gift of een belofte om de ander te verleiden, in strijd met zijn plicht, iets te doen of na te laten.

Amstelveen kent een gestructureerde, planmatige en kosteneffectieve aanpak om frauderisico’s te voorkomen en op te sporen. De stappen zijn in onderstaande figuur weergegeven (met de klok mee).

Een externe partij heeft in 2023 het integriteitsbeleid (waaronder fraude) beoordeeld waarbij is geconcludeerd dat het Amstelveense beleid voldoet aan de wettelijke verplichtingen en er een goed fundament ligt.

Naast maatregelen om integriteitsschendingen te voorkomen heeft de gemeente ook maatregelen getroffen om fraude te ontdekken. Een wezenlijke rol in het ontdekken ligt bij de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en het hebben van een klokkenluidersregeling. Wanneer een vermoeden van fraude of corruptie bestaat dan wordt dat vermoeden onderzocht door het interne ‘Meldpunt Integriteit’.

In het afgelopen jaar heeft zich een fraude/corruptiegeval voorgedaan waarbij een medewerker een bedrag van rond de € 5.000 is toegezegd in ruil voor een overheidsopdracht. De medewerker was niet direct verantwoordelijk voor het gunnen van de opdracht. Het gunningsproces is conform de procedure doorlopen. De onregelmatigheid is via integriteitsonderzoek ontdekt. Het dienstverband van de betrokken medewerker is als gevolg van de (poging tot) omkoping beëindigd. Met de ondernemer die de gift heeft toegezegd, is het zakelijk contact verbroken.

Bevindingen rechtmatigheidscontrole
Op basis van de uitgevoerde controles is een bedrag van € 4,9 miljoen aangemerkt als niet-rechtmatig. Het betreft de volgende onderdelen:

• Overschrijding van begrotingsposten (€ 0,8 miljoen)
• Niet Europees aanbesteden van opdrachten (€ 4,1 miljoen)

Hieronder worden twee niet-rechtmatige onderwerpen toegelicht.

Ad. 1 Overschrijding van begrotingsposten
Beschrijving van de fouten
Uitgaven en inkomsten moeten passen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde begroting op het niveau van de te onderscheiden programma’s. Artikel 5 lid 1 van de Financiële verordening 2023 geeft aan: “De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.”. Bedragen die hoger zijn dan de geautoriseerde begrotingsposten leiden tot onrechtmatigheid. Deze lasten zijn namelijk buiten het budgetrecht van de raad tot stand gekomen.

Uitgangspunt is dat iedere begrotingsoverschrijding in beginsel onrechtmatig is. Dat is ook zo opgenomen in artikel 11 lid 3 van de financiële verordening 2023. Artikel 5 lid 9 bepaalt echter dat in de volgende gevallen de begrotingsoverschrijdingen op voorhand wel als acceptabel worden aangemerkt:

1. budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet;
2. budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen;
3. budgetoverschrijdingen die optreden rondom de jaarovergang, passend binnen de beleidskaders maar waarvoor geen begrotingswijziging meer kan worden aangeleverd bij de raad voor het begrotingsjaar, zoals bijvoorbeeld het actualiseren van voorzieningen;
4. afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren.  

De reserve dekking kapitaallasten is voor € 759.000 meer onttrokken dan begroot en is daarmee in beginsel onrechtmatig. Daarnaast is het toegekende krediet voor Facilitaire projecten en bedrijfsmiddelen met € 39.000 overschreden, wat een onrechtmatige overschrijding betreft. Tot slot zijn de reserves Dekking kapitaallasten verkeer en vervoer en de reserve Monumentenzorg gezamenlijk voor € 14.000 meer onttrokken dan in de bijgestelde begroting was opgenomen. Die onttrekkingen zijn daarmee onrechtmatig.

Oorzaak en verbeterpunten:
Zie de toelichting bij taakveld 8.3 in deze programmarekening. De overschrijding op de reserve dekking kapitaallasten voldoet aan art. 5 lid 6 onder d. (het actualiseren van de voorziening) van de Financiële verordening, waardoor deze als acceptabel wordt aangemerkt.

Ad 2. Niet Europees aanbesteden van opdrachten
Beschrijving van de fouten
Op een gezamenlijke inkoopwaarde van zo’n € 188 miljoen is een bedrag van € 4,1 miljoen aangemerkt als niet rechtmatig. Het betreft inkopen waarbij de opdrachtwaarde de Europese drempel overschrijden. De drempel bedraagt € 221.000 voor leveringen en diensten en € 5,5 miljoen voor werken. In 2024 is bij 35 van de 3.400 leveranciers niet conform de Europese richtlijnen ingekocht.

Een deel van de onrechtmatigheid komt voort uit onrechtmatige inkopen die doorlopen uit voorgaande jaren. Het gaat hierbij om een bedrag van € 1,9 miljoen (16 leveranciers). Daarnaast is in 2024 een bedrag van € 2,2 miljoen aan nieuwe onrechtmatigheid ontstaan (19 leveranciers).
Van het onrechtmatige bedrag van € 4,1 miljoen bestaat circa € 2,7 miljoen uit inhuur van personeel.

Oorzaak
Rechtmatig inkopen is het uitgangspunt binnen het gemeentelijk handelen. Een aantal relevante maatregelen is getroffen om die rechtmatigheid te waarborgen, waaronder:
Inkopen met een waarde groter dan € 25.000 moeten door inkopende afdelingen vooraf worden gemeld bij team Inkoop;

• Team Inkoop toetst de voorgestelde inkoopprocedure (onderhands, Europees etc.);
• Voorgenomen afwijkingen van regelgeving worden voorgelegd aan directie en wethouder Inkoop;
• Tussentijds en per jaareinde vindt een controle plaats op de juiste naleving van procedures en regelgeving.

Hoewel uitgangspunten, procedures en regelgeving dus helder (lijken te) zijn, is het dus in het afgelopen jaar in 19 gevallen niet conform die procedures en regelgeving verlopen. Enerzijds doordat de regels toch niet altijd zo zwart-wit blijken te zijn. Bijvoorbeeld in gevallen waarin gedurende het jaar is gemeend dat soortgelijke inhuurdiensten van verschillende leveranciers voldoende onderscheidend of specifiek zijn - waardoor de inkoopwaarde niet bij elkaar hoeft te worden opgeteld – (zogeheten heterogene inkoop) blijkt aan het eind van het jaar het onderscheidend karakter beperkter te zijn dan vooraf ingeschat waardoor de inkoopwaarden wel bij elkaar opgeteld dienden te worden (homogene inkoop). Terugkijkend kan worden geconstateerd dat het onderscheid tussen heterogeen of homogeen eenvoudiger te beoordelen is ná afloop van het jaar (wanneer alle gevallen met elkaar kunnen worden vergeleken), dan vooraf of gedurende het jaar.

Anderzijds was de druk om diensten aan inwoners te leveren of voortgang in projecten te realiseren soms dermate hoog dat er gekozen is om ingehuurd personeel in te zetten of te verlengen, waarbij deze niet op de juiste wijze is ingekocht. Dit om de continuïteit in de dienstverlening te kunnen blijven garanderen. Begin 2024 heeft het college een aantal verbetermaatregelen getroffen waardoor de onrechtmatige inkoop beëindigd zou moeten worden. Deze maatregelen blijken effectief te zijn geweest zoals uit onderstaande figuur blijkt. Nagenoeg de volledige onrechtmatigheid uit 2023 is in 2024 afgebouwd.

Verbeterpunten om fouten in de toekomst te voorkomen:
De onrechtmatige inkopen vanuit 2023 en eerder zijn in de loop van 2024 vrijwel volledig gestopt. Dit door opdrachten waar mogelijk stop te zetten of via een openbare procedure opnieuw aan te besteden. In 2024 is echter een aantal nieuwe onrechtmatigheden ontstaan.

Aanvullend op de hiervoor beschreven bestaande beheersmaatregelen treffen we de volgende maatregelen om bestaande onrechtmatigheid uit 2024 af te bouwen, dan wel nieuwe te voorkomen:

• De onrechtmatige inkopen of inkopen die op termijn onrechtmatig kunnen gaan worden, worden voorgelegd aan de directie en vervolgens aan de portefeuillehouder Inkoop. De inkopen worden voorzien van een voorgestelde oplossing (inkoop beëindigen, opnieuw aanbesteden, accepteren etc.). Alleen die onrechtmatigheden worden geaccepteerd waarbij de continuïteit van de dienstverlening ernstig in gevaar komt, de inwoner er negatieve consequenties door ervaart of het mogelijk grote negatieve politiek bestuurlijke consequenties kan veroorzaken;
• Striktere beheersing vanaf 2025 op de toepassing van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) leidt ertoe dat alle bestaande en nieuwe inhuurcontracten worden beoordeeld op de feitelijke arbeidsrelatie en in voorkomende gevallen worden beëindigd. Dit brengt met zich mee dat rechtmatige inhuur (op fiscaal vlak) wordt bevorderd en dat inhuurmedewerkers in een aantal gevallen in dienst treden, waardoor ook op het vlak van onrechtmatige inkoop het risico afneemt..