3.4 Bedrijfsvoering

Door-organiseren en door-ontwikkelen

ICT ontwikkelingen
De rode draad bij ICT ontwikkelingen is verdere digitalisering, om dienstverlening en bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Het meenemen van organisatie en de medewerkers hierin is daar onderdeel van.

De afgelopen jaren zijn vele processen, producten en diensten gedigitaliseerd. In 2024 is ingezet op verdere ontwikkeling van de digitale vaardigheden van medewerkers en de uitbreiding van het aantal klantprocessen. Ook het meertalig aanbod van producten en diensten en de digitoegankelijkheid daarvan, is verder uitgebreid.

Om beter digitaal te kunnen (samen)werken is een nieuw digitaal platform ingericht. In dit nieuwe platform kunnen medewerkers samenwerken en documenten opslaan. Deze nieuwe digitale samenwerkingsomgeving is dit jaar verder uitgerold binnen de ambtelijke organisatie en het bestuur. Hierbij is gekeken naar laagdrempeligheid en zijn trainingen aan medewerkers aangeboden.

Dit jaar stond ook in het teken van de I(CT) onderdelen bij de voorbereiding en implementatie van nieuwe wet- en regelgeving, die inmiddels door de VNG ‘informatiewetten’ worden genoemd. Dit zijn meerjarige projecten waaronder de Omgevingswet (Ow), de Wet kwaliteitsborging bouwen (Wkb), de Wet open overheid (Woo), de Wet modernisering bestuurlijk elektronisch verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo), de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) en de Network & Information Security wetgeving (NIS2).

Daarnaast kregen in 2024 een aantal grote I(CT) projecten een vervolg, waaronder de voorbereiding van de vervanging van het zaaksysteem en de migratie van applicaties - die nu in het Amstelveens datacenter zijn gesitueerd- naar een cloud omgeving. Ook dé nieuwe ontwikkeling, AI, is op de radar. Zie verder over Copilot onder het kopje Eigentijds werkgeverschap.

Management- en stuurinformatie is een belangrijk instrument om adequaat te kunnen sturen op resultaat. Datagedreven werken helpt daarbij: daarmee kunnen betere (of eigenlijk: beter onderbouwde) beslissingen worden genomen en kan de kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd.
De eerste stappen richting Datagovernance zijn inmiddels gezet. Een visie waarin uitgangspunten over datakwaliteit, datamanagement, ethiek, algoritmen en Artificial intelligence (AI) zijn opgenomen, is bijna gereed. Met het implementatieplan is inmiddels een begin gemaakt.
Een ethisch afwegingskader voor data- en informatietechnologie is inmiddels vastgesteld. De uitvoering daarvan is in voorbereiding.

Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Hierbij worden op grote schaal (persoons-)gegevens verwerkt. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat dit zorgvuldig, conform onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gebeurt.

In 2024 zijn 17 Data Protection Impact Asessments (DPIA’s) uitgevoerd, waarvan 3 herijkingen. Daarnaast zijn 4 security checks uitgevoerd. De DPIA’s op nieuwe en gewijzigde processen en informatiesystemen worden ook in 2025 voortgezet. Daarnaast worden er (gevraagd en ongevraagd) adviezen gegeven over allerhande privacy- en informatiebeveiligingsvraagstukken. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de privacywetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA-organisatie.

Vanwege complexiteit en de breedte van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is een risico-inventarisatie uitgevoerd, een actieplan informatiebeveiliging en privacy vastgesteld en wordt momenteel het informatiebeveiligings- en privacybeleid geactualiseerd. Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen zijn tevens technische maatregelen genomen. Door het inzetten van onder andere antivirussoftware, het inregelen van netwerksegmentatie, een firewall en door het analyseren van securitymeldingen via het Security Information & Event Management systeem (SIEM), is de veiligheid van het netwerk en de ICT-systemen verder geborgd. Vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, blijft informatiebeveiliging structureel de aandacht vragen van de organisatie.

Daarnaast is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden het verhogen van de bewustwording en kennis op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Door middel van onder andere bewustwordingscampagnes zijn medewerkers dit jaar weer getraind om hier alert op te zijn en te blijven.

Eigentijds werkgeverschap
Een belangrijke ontwikkeling die invloed heeft op het werk binnen de organisatie, en daarmee ook op de medewerkers, is de opmars van kunstmatige intelligentie (AI). Door middel van het openstellen van de chatfunctie van Microsoft Copilot is een eerste concrete stap gezet om medewerkers hierin te faciliteren. Dit vraagt van de medewerker alert te zijn op (privacy)risico’s: medewerkers worden hiervan bewust gemaakt tijdens de trainingen.
In 2025 is het de bedoeling om met Copilot in het algemeen te gaan experimenteren om te bezien waar dit het werk kan vergemakkelijken, kwalitatief kan verbeteren of versnellen. Het werken met AI-toepassingen vraagt ook om een bezinning op de verantwoordelijkheden van werkgever en medewerkers in relatie tot de risico's ervan. In 2025 wordt dit verder verkend en wordt bekeken of dit vastlegging behoeft, zoals bijvoorbeeld in een gedragscode.

Het binden en boeien van medewerkers blijft een belangrijk aandachtsgebied binnen het werkgeverschap. Het jaarlijkse resultaat- en ontwikkelgesprek tussen medewerker en leidinggevende vervult hierin een cruciale functie. Tijdens deze gesprekken komen onderwerpen aan de orde die bijdragen aan werkgeluk, zoals persoonlijke ontwikkeling, werksfeer en werkdruk. Afgelopen jaar is het instrument voor deze gesprekken verder geprofessionaliseerd door digitalisering van het proces. Voor leidinggevenden is daarnaast een 360 graden beoordeling toegevoegd. Om het belang van deze jaarlijkse gesprekken met alle medewerkers te onderstrepen, en stil te staan bij hun persoonlijke en functionele ontwikkeling, is er voor de afdelingshoofden tevens een prestatie-indicator aan gekoppeld.

Arbeidsmarkt en inhuur
De arbeidsmarkt vertoont in 2024 een sterk gefragmenteerd beeld. Terwijl in sommige vakgebieden het relatief eenvoudig is om aan arbeidskrachten te komen, is het in andere sectoren/vakgebieden, met name die met gespecialiseerde kennis zoals stedelijke ontwikkeling, financiën en veiligheid & handhaving, bijzonder lastig om geschikt personeel te vinden. Deze discrepantie onderstreept de noodzaak voor een meer verfijnde aanpak bij het werven en behouden van talent.

Het afgelopen jaar is een aantal belangrijke stappen gezet om de werkwijze rondom inhuur aan te scherpen. Zo is een grote stap gezet in het afbouwen van onderhandse gunningen en wordt alle inhuur nu in basis via een marktplaats voor externe inhuur van personeel geregeld. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke vermindering van financiële onrechtmatigheidsrisico's en een betere beheersing van de inhuurkosten. Daarnaast is, in het kader van ons convenant horizontaal toezicht met de Belastingdienst, het ZZP beleid herijkt. In 2025 wordt deze aangescherpte werkwijze volledig geïmplementeerd om ultimo 2025 aan de Belastingdienst te kunnen bevestigen dat van schijnzelfstandigheid binnen gemeente Amstelveen geen sprake is.

In aansluiting op de CAO heeft gemeente Amstelveen alle payroll-overeenkomsten in 2024 beëindigd, en in veel gevallen omgezet in (tijdelijke) arbeidsovereenkomsten. Tevens is in 2024 actief gestuurd op reductie van inhuur ten gunste van meer vaste banen, met als resultaat: de inhuurkosten en het percentage inhuur zijn fors gedaald.

Inhuurkosten, loonsom en percentage inhuur 2023 en 2024

Per 1 januari 2025 is 96% van de formatie belegd met vast personeel. Een jaar eerder was dat nipt 90%.

Vitaliteit en verzuim
Met de structurele inzet van de interne casemanager verzuim en het bedrijfsartsenteam is het verzuim bij het merendeel van de teams onder controle. Overall is het gemiddelde verzuimcijfer 5,6%. Dat is een resultaat dat lager ligt dan de benchmark van (landelijk) 6,5%. (Personeelsmonitor Gemeenten 2023).

Aan alle medewerkers binnen het domein 'dienstverlening’ is het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aangeboden; 128 medewerkers hebben meegedaan. Op basis van de aanbevelingen uit het PMO 2023 voor het sociaal domein zijn workshops aangeboden op de onderwerpen waar medewerkers risico lopen. Deze workshops zijn aangeboden aan de gehele organisatie.

Het vitaliteitsbeleid is ontwikkeld conform de CAO-afspraken, in samenwerking met de OR en de preventiemedewerkers. Met gestructureerde communicatie, ondersteund door een gespecialiseerd bureau, worden medewerkers geïnspireerd en gemotiveerd om hun vitaliteit te verbeteren. Er was een gevarieerd aanbod van workshops die goed bezocht zijn. Samen met de afdeling Sociale samenleving is een event georganiseerd om medewerkers te informeren over ondersteuningsmogelijkheden bij mantelzorg.

Huisvesting
Na de modernisering van het kantoorgedeelte van het raadhuis (2022) en de Publiekshal (2023) is in 2024 het Werkplein heringericht in lijn met de Publiekshal en conform de wensen van de ‘overheid menselijke maat’. De uitstraling van het vernieuwde Werkplein is vriendelijker en beter toegerust op de dienstverlening van de verschillende partijen. De zakelijke en afstandelijke spreekkamers waar medewerker en klant letterlijk tegenover elkaar zitten, zijn vervangen door overlegplekken ingericht met ronde tafels waar medewerker en klant gezamenlijk aan kunnen overleggen en werken. In de nieuwe inrichting is rekening gehouden met rolstoeltoegankelijkheid.

In 2024 is de laatste modernisering van het kantoorgedeelte in het raadhuis afgerond. Op de begane grond zijn werk- en overlegplekken van de medewerkers verbeterd. Tegelijkertijd is de koffietuin op de begane grond gerealiseerd zodat de medewerkers op de begane grond een prettige pauze- en ontmoetingsplek krijgen nabij hun werkplek.

Het Paviljoen ofwel de koffiekamer van Zorgvlied heeft in 2024 een make-over gehad. Het Paviljoen heeft onder andere twee nieuwe uitgiftecounters gekregen waardoor er meer eenheid in de ruimte is gekomen die daardoor optimaler kan worden ingezet. De verlichting en het meubilair is vernieuwd waardoor het Paviljoen weer een eigentijdse en representatieve uitstraling heeft gekregen.    

Fiscale controles, verbetertrajecten en dashboard
Afgelopen jaar is er veel gedaan op het gebied van fiscaliteit. Aan de hand van steekproeven wordt in samenwerking met een externe partij beoordeeld of de verwerking van in- en verkoopfacturen op de juiste wijze fiscaal verwerkt wordt en indien nodig hersteld, met terugwerkende kracht. Hierbij moet voor de toekomst de werkwijze dan geborgd worden.

De eind 2023 ingevoerde routecodes helpen bij de snellere verwerking van de inkoopfacturen.

Het dashboard Bedrijfsvoering (voor met name de salaris en inhuur kosten) is in gebruik genomen. Daarmee hebben budgethouders en budgetbeheerders continu zicht op de actuele budgetten en bestedingen en is er ook een - dagelijks geactualiseerde - eindejaar prognose op basis van alle aanwezige data uit onze systemen van personeel en inhuur. Een meerjarenoverzicht geeft beter grip op de incidentele budgetten. Het dashboard wordt verder doorontwikkeld op basis van verkregen input uit de afdelingen.